„Organizacijos pokyčių metu bendravimas ir skaidrumas yra esminis veiksmas, užtikrinantis veiklos stabilumą, pasitikėjimą bei komandos prisitaikymą. Tinkamai ir iš anksto organizuota komunikacija gali sumažinti darbuotojų nerimą ir spekuliacijas, o vadovybės elgesys turėtų remtis keletu pagrindinių principų – tokių, kaip laiku pateikta informacija, konkretūs faktai, pokyčių priežastys, išsamūs veiksmų planai“, – sako „Academia Dominorum“ bendraįkūrėjas, lektorius Andrius Janiukštis.
Apie pokyčių prevencijos svarbą organizacijų vadybos magistras, turintis ilgametę praktinio vadovavimo patirtį dirbant įvairiuose vadovavimo lygmenyse Lietuvoje ir tarptautiniu mastu, pasisakė po to, kai pastaruoju metu Užimtumo tarnyba paskelbė apie kelis masinio atleidimo iš darbo atvejus.
Rekomenduoja sprendimą
„Tokiems įvykiams būtina tinkamai iš anksto pasiruošti. Tai svarbu ne tik atleidžiamiems, bet ir liekantiems dirbti darbuotojams bei pačiai organizacijai. Priešingu atveju, įmonės pokyčių planavimo spragos gali atnešti nepageidaujamų nuostolių, o procesas duos ne laukiamą, bet žlugdantį efektą“, – pastebi lektorius A. Janiukštis.
Anot jo, planuojant pokyčius įmonėje per daug komunikacijos, bendravimo ar instrukcijų nebūna, nes kyla daugybė neaiškumų ir išryškėja pokyčių planavimo spragos, kurios nebuvo numatytos iki tol. Tad, labai svarbu, jog keičiantis situacijai kolektyve bei jo veikloje, būtų užtikrinta visapusiška pagalba įsitraukiant tiek vadovams, tiek už pokyčių įgyvendinimą atsakingiems asmenims.
Jis, dirbdamas su verslo organizacijomis, neretai pastebi keletą problemų, su kuriomis jos susiduria. Pirmoji jų yra ta, kad pokyčių „niekam nereikia“.
„Organizacijoje įgyvendinamas koks nors didelis projektas, diegiama inovatyvi verslo valdymo sistema, siekiama užimti pozicijas rinkoje ar sumažinti padalinių skaičių ir tai yra svarbūs strateginiai verslo sprendimai. Tačiau organizacijos koridoriuose, už užsklandų, darbuotojai vieni kitiems reiškia pyktį, nepasitenkinimą, nusivylimą tokiais pokyčiais, – pastebi A. Janiukštis, – Antroji problema, su kuria susiduriame: pokyčiai yra įgyvendinami pernelyg greitai. Savo praktikoje pastebiu, kad kuo daugiau keičiasi darbuotojų įpročiai ir kuo greičiau įgyvendinami pokyčiai, tuo daugiau nepasitenkinimo bei pasipriešinimo iš žmonių sulaukiama“.
Greta to, pasak patyrusio lektoriaus, dažnai susiduriame ir su nepakankama komunikacija tiek prieš įgyvendinant pokyčius, tiek jų metu. O tai, A. Janiukščio įsitikinimu, sukuria visą virtinę pasekmių, neretai virstančių „darbuotojų nutekėjimu“, kuomet jie yra atleidžiami arba išeina iš organizacijos patys.
„Sprendžiant šias problemas norėčiau atkreipti dėmesį į keletą labai svarbių principų, kurie padeda padidinti sklandų pokyčių įgyvendinimą. Visų pirma, reikėtų pasirūpinti, kad kuo daugiau organizacijoje dirbančių darbuotojų suprastų, kodėl pokyčių apskritai reikia. Tad, labai svarbu rasti būdą ir formą, kaip parodyti organizacijos darbuotojams problemas, kurias sprendžiame organizuodami pokyčius. Tarkim, jog tai lėmė besikeičiančios rinkos aplinkybės, kuomet organizacija siekia didinti savo konkurencingumą, ar organizacijos vidaus situacija, kuomet tokiu būdu skatinamas veiklų efektyvumas. Svarbu, kad šiuo atveju darbuotojai taip pat turėtų galimybę išsakyti savo nuomonę, gauti atsakymus į jiems rūpimus klausimus. Aktualu aptarti ir scenarijus, kurie gali nutikti, jei pokyčiai nebus įgyvendinti. Taip pat apsvarstyti sprendimų privalumus ir trūkumus“, – rekomenduoja A. Janiukštis.
Kokia man iš to nauda?
Kitas klausimas, kuris „Academia Dominorum“ lektoriaus įsitikinimu, turėtų būti viešai aptarinėjamas – kokia iš pokyčių asmeninė nauda kiekvienam darbuotojui asmeniškai.
Anot jo, keisti savo įpročius nėra paprasta, todėl tai dažnai lemia išaugusį klaidų skaičių, nerimo ar streso lygį, pasikeitusį darbo krūvį, grafiką, darbo tempą, kuomet mokomasi neįprastų būdų įgyvendinti keliamus tikslus.
„Siekiant padidinti darbuotojų motyvaciją ir įsitraukimą, svarbu atkreipti jų dėmesį į naudą, kurią jie gaus įgyvendinus pokyčius. Kartais tai yra greitesnis darbų atlikimas, patogesnės sistemos, problemų sprendimas, geresnės darbo sąlygos ar didesni atlyginimai. Kiekvienų pokyčių naudos gali būti skirtingos, tad, svarbu tai parodyti pristatymų, susitikimų ar susirinkimų metu“, – sako A. Janiukštis.
Kitas svarbus žingsnis, pašnekovo teigimu, yra suteikti pakankamus resursus darbuotojams pokyčių įgyvendinimo metu – tai dažnam siejasi su mokymais, žinių ir reikiamų kompetencijų ugdymu. Tuomet darbuotojai turi visą jiems reikalingą informaciją ir resursus, kurie paaiškina, ką ir kaip jiems reikės atlikti.
Lektorius patikina, jog, įgyvendinant pokyčius, derėtų užtikrinti, kad būtų atlikti procesų ir procedūrų pakeitimai, sukurtos į pokyčių rezultatus nukreiptos darbuotojų finansinės ir nefinansinės skatinimo sistemos, užtikrintas vadovų įsitraukimas, galimybė operatyviai spręsti išlikusias problemas ar komunikuoti apie rezultatus tol, kol pokyčiai bus įgyvendinti ir organizacijos darbuotojams tai taps nauja norma.
Tačiau, kadangi pokyčiai įtinka ne visiems, pasak A. Janiukščio, kyla logiški klausimai, kurie susiję su darbuotojų išėjimu – „kaip prisitaikyti prie to, kai svarbus kolega visgi palieka komandą?“, „ką daryti likusiems darbuotojams?“, „kaip turėtų persiskirstyti darbo krūviai ar atsakomybės?“, „kaip komanda gali išlaikyti stiprų bendradarbiavimą ir produktyvumą?“, „kaip galime užtikrinti, kad kolegos išėjimas nesukliudys komandos bendradarbiavimui ir veikloms?“, „kokius ilgalaikius planus organizacija turi, kad užpildytų spragą, likusią po išeinančio darbuotojo?“.
„Mano nuomone, jei šie klausimai mums kyla įgyvendinant pokyčius ar juos įgyvendinus, mes smarkiai vėluojame su atsakymais. O tai yra kaina, kurią mokame netinkamai įgyvendinus pokyčius“, – įspėja pašnekovas.
Jo įsitikinimu, kiekviena organizacija iš anksto turėtų ruoštis pokyčiams, nes vienokie ar kitokie jie tikrai vyks.
„Klausimų sprendimui labai padeda fokus grupės susitikimai, kuomet, dar prieš pokyčių įgyvendinimą, parinkti darbuotojai galėtų diskutuoti kartu ir ieškoti atsakymų. O tuomet šie svarstymai, sprendimai ir veiksmai yra planuojami tiems atvejams, jei jų prireiks prasidėjus pokyčiams“, – sako A. Janiukštis.
Būtini veiksmai
Kai svarbus kolega palieka organizaciją, komanda susiduria su iššūkiu prisitaikyti prie naujų aplinkybių, išlaikyti produktyvumą ir stiprų bendradarbiavimą. Šioje situacijoje, pasak vadovaujančios „Academia Dominorum“ partnerės Vilmos Butrimaitės – Mikšionės, labai svarbu imtis veiksmų, kurie užtikrintų sklandų perėjimą ir sumažintų bet kokį neigiamą poveikį komandai – žinių perdavimas, aiškus atsakomybių paskirstymas bei tinkama emocinė parama yra būtini veiksniai.
„Svarbus kolega palieka organizaciją ar yra atleidžiami darbuotojai – šios situacijos kelia stresą ir neapibrėžtumo jausmą komandoje. Pasidalinsiu keletu būdų, kaip galima padidinti emocinį atsparumą ir valdyti šį pokytį. Pirma – tai vadovų atsakomybė atvirai ir sąžiningai informuoti komandą apie kolegos išėjimą, priežastis ir galimus padarinius, dar prieš atsisveikinant su juo“, – sako pašnekovė.
Tik nuosekli komunikacija iš vadovų, anot jos, yra svarbus, o gal net ir esminis žingsnis, norint išvengti spekuliacijų, apkalbų bei bereikalingo streso likusiems. Taip pat, V. Butrimaitės – Mikšionės, derėtų aiškiai perskirstyti pareigas ir atsakomybę kitiems komandos nariams, ypač jeigu nėra planuojama priimti naujo kolegos ar kolegų.
„Ir taip pat ne mažiau svarbus momentas – nepamiršti pripažinti palikusio kolegos įnašo, paminėti jo nuopelnų, ir kiek jis buvo svarbus organizacijai. Tai gali padėti komandai suvokti, nepaisant, kad komandos narys išėjo ar buvo atleistas, jo darbas vertinamas, ir tai turėtų būti svarbi organizacijos kultūros dalis“, – pataria V. Butrimaitė – Mikšionė.