Vadovo vaidmuo organizacijoje
Naudinga žinoti

Ugdymo ekspertė apie vadovų „atvirų durų“ filosofiją: kodėl ji neveikia?

Asmeninis santykis su vadovu yra socialinis darbuotojų poreikis, kurį patenkinus kuriama tiek asmeninė, tiek verslo vertė. Laikas, skiriamas asmeniniams vadovo susitikimams su darbuotojais, organizacijose gali padaryti didžiulį pokytį.

Tuo įsitikinusi verslo konsultacijų ir mokymų įmonės „Grand Partners“ ugdymo partnerė, koučingo specialistė bei fasilitatorė Ieva Iacob.

 „Deja, vadovai ir darbuotojai šio santykio dažnai neturi, jis nėra kuriamas. Individualūs susitikimai, trunkantys bent 15 minučių, kuomet atvirai dalinamasi ne vien darbo rezultatais, galėtų būti puiki pradžia pažinti savo komandą ir kurti organizacinę gerovę“, – pažymi ekspertė.

Ekspertės požiūrį patvirtina ir skaičiai. Remiantis 2019 m. atliktu „State of One-on-ones“ tyrimu, darbuotojai, kurie reguliariai susitinka su vadovais individualiai, yra tris kartus dažniau įsitraukę į darbą nei tie, kurie tokiuose susitikimuose nedalyvauja. „Harvard Business Review“ publikuotas tyrimas atskleidžia, jog kuomet vadovai visai nerengia individualių susitikimų, du kartus padidėja tikimybė, kad darbuotojai jų lyderystę vertins nepalankiau, lyginant su tais, kurie reguliariai susitinka su savo vadovais.

„Gallup“ tyrimai rodo, jog vidutiniškai tik 15 proc. darbuotojų, kurie nesusitinka su savo vadovu reguliariai, yra įsitraukę, o susitikimai šį įsitraukimo lygį padidina beveik trigubai.

I.Iacob aptaria, kaip kurti santykį su savo darbuotojais, ir atsako, ką vadovai neretai pamiršta.

Vadovo darbas – ne vien kontrolė

Individualūs susitikimai su darbuotojais Lietuvoje vis dar nėra itin populiari praktika, o viena to priežasčių, I. Iacob manymu, yra kultūra.

„Dėl praeities palikimo, netgi lietuvių charakterio, mūsų kultūroje nėra labai priimtina atvirai kalbėtis, o pokalbiai „iš reikalo“ gali būti laikomi pakankamu bendravimu. Net tuomet, kai vadovai vadovaujasi „atvirų durų“ filosofija, tikriausiai, žmonės neateis ir nekalbės. Svarbu suprasti, kad tam turi būti sukurtas tinkamas kontekstas – paskirtas laikas, vieta“, – pabrėžia ekspertė ir priduria, jog susitikimai neprivalo būti oficialūs. 

Visgi, bene dažniausiai įvardinama kliūtis individualiems susitikimams, anot ugdymo partnerės,  yra laiko stoka.

„Deja, ne visi supranta, jog vadovas yra specialybė, profesija. Einant šias pareigas reikia pradėti daryti tai, ką turi daryti vadovas: ugdyti, formuoti komandą ir kontroliuoti procesus, tačiau pastaroji veikla neturi atimti daugiausiai laiko. Visgi, dažniausiai kasdieniams klausimams ir skiriamas didžiausias dėmesys“, – pastebi ekspertė.

Anot jos, vadovai turi įsivertinti, kam skiria savo laiką: „Jei išdalintume 100 proc. laiko, tuomet dešimtadalis turėtų būti skirtas savęs auginimui, atsistatymui, nes reikia turėti, kad galėtum duoti. 30 proc. turėtų būti skirti veiklos valdymui, dar 30 proc. – komandos formavimui, o likę 30 – jos ugdymui. Jei 70 proc. laiko skiriama veiklos valdymui, o vos 30 proc. ugdymui ir komandos formavimui, atsiranda užburtas ratas: vadovas įsivelia į detales, neturi laiko kurti santykį ir ugdyti, o tuomet – nėra kam deleguoti darbus ir tenka vėl veltis į detales.“

I.Iacob įsitikinusi, kad kai vadovas mato susitikimų vertę, jiems laiko visuomet atsiranda. „Vadovo darbo rezultatas – ne vien pardavimų skaičiai. Jo darbo kokybė matuojama komandos įsitraukimu, motyvacija ir šie rodikliai nėra tokie apčiuopiami. Kadangi tai nėra konkretu, dažnai susitelkiama į tai, kas aišku, pamatuojama.“

Darbuotojo laikas su vadovu

Ugdymo partnerės teigimu, kaip tėvai turi skirti kokybiško laiko savo vaikams, taip vadovai turi planuoti kokybišką laiką su savo pavaldiniais.

„Individualūs susitikimai, priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus, vadovo savybių, rinkos bei kitų aplinkybių, gali vykti kas savaitę ar mėnesį, tačiau itin svarbu, kad jie būtų reguliarūs. Neretai vadovams atsiranda kitų reikalų, dėl kurių nukeliamas iš anksto suplanuotas susitikimas, tačiau tai tarsi parodo, kad darbuotojas yra nepakankamai svarbus. Sutartas susitikimas turėtų būti nejudinamas, nors, žinoma, gyvenime visko nutinka“, – pastebi I. Iacob.

Ji dalinasi, jog gyvename tarsi nuolatiniame bėgime, todėl stabtelėjimas, akių kontaktas ir trumpas nuoširdus pokalbis gali daug ką pakeisti – motyvaciją, priklausymo jausmą, netgi fizinę savijautą.

„Reikėtų suprasti, jog individualūs susitikimai yra darbuotojo laikas su vadovu, o ne priešingai. Taigi, ir pokalbio temas turėtų diktuoti darbuotojas – kas jam svarbu, ką norisi aptarti. Žinoma, klausimų gali turėti ir vadovas, tačiau pagrindinis tikslas – išgirsti darbuotoją“, – atkreipia dėmesį ekspertė ir priduria, jog nors teoriškai pokalbį turėtų vesti darbuotojas, tačiau tai įmanoma tuomet, kai procesas yra gerokai „įsivažiavęs“, o iki tol galima vadovautis formule: 10 minučių darbuotojo klausimams, 10 vadovo ir 10 abipusiam grįžtamajam ryšiui.

Auga pasitikėjimas vadovu, mažėja darbuotojų kaita

Anot I. Iacob, individualių susitikimų nauda trejopa: vadovui, darbuotojui ir visai organizacijai.

„Pirmiausia, santykių stiprinimas didina psichologinį saugumą, kuris itin svarbus kuriant organizacijos gerovę. Kuomet yra santykis, atsiranda drąsa priimti sprendimus, siūlyti idėjas, kurios kartais liktų neišsakytos“, – naudas vardija ekspertė.

Antra, tai proga gauti ir suteikti grįžtamąjį ryšį. „Grįžtamasis ryšys padeda adaptuotis, tobulėti ir vadovui, ir darbuotojui. Kartu didėja motyvacija ir įsitraukimas, atrandamos naujos galimybės. Jei kalbėdami pasidomime apie kylančias kliūtis, vadovas gali padėti laiku jas suvaldyti, o kuomet lyderis nuolatos laiko pulsą ir turi daug informacijos, kuo komanda gyvena, gali padėti jai augti“, – tęsia I. Iacob.

Dar viena tokių susitikimų nauda – mažėjanti darbuotojų kaita.

„Dažniausiai darbuotojai išeina iš darbo dėl netinkamo santykio su vadovu. Darbo rinkos tyrimus atliekančios įmonės „Salary“ duomenys rodo, kad net 23 proc. darbuotojų kiekvieną dieną ieško naujo darbo. Tame pačiame tyrime rašoma, kad dauguma ieškančių kaip priežastį nurodė „prastą vadovą“ arba „prastus santykius su vadovu“. Jei santykis atsiranda, organizaciją palikti sunkiau, pasitikėjimas vadovu didesnis“, – pažymi ekspertė ir priduria, jog reguliariai bendraujant atsiranda ir kryptingas įsitraukimas į profesinę veiklą.

Darbuotojų skaičius – ne kliūtis

Didelėms organizacijoms gali pasirodyti sudėtinga rengti individualius vadovo ir darbuotojo susitikimus, tačiau ugdymo partnerė su tuo nesutinka: „Generalinis direktorius gali turėti kelis šimtus ar tūkstančius darbuotojų, tačiau komandos turi savo vadovus. Svarbu, kad tokie susitikimai vyktų su tiesiogiai vadovaujančiu žmogumi.“

Ekspertės teigimu, rekomenduojama rengti pusvalandžio trukmės susitikimus, kurie vyktų kiekvieną arba kas antrą savaitę. Anot I. Iacob, jei jie vyksta reguliariai, tiek laiko visiškai pakanka. Remiantis 2019 m. atlikto „State of One-on-ones“ tyrimo duomenimis, 57 proc. įmonių susitikimai trunka 30 minučių, 19 proc. – 1 valandą, o dar 14 proc. – 45 minutes.

„Nesvarbu, kokias pareigas žmogus eina, vadovas su kiekvienu turi kurti santykį, nes per tai ateina ir visos organizacijos gerovė. Problema ta, jog retas vadovas žino, ką kalbėti su žmogumi, jei tai nėra skaičiai. Nežino, kuo gali padėti, kokios problemos kyla, jei tai nėra projekto aptarimas“, – pastebi ekspertė.

Visgi, jos įsitikinimu, temų pokalbiams yra daug: „Galima aptarti darbuotojo interesus, karjeros ar asmeninius klausimus, kaip jis atgauna jėgas, suteikti abipusį grįžtamąjį ryšį. Tokie susitikimai padeda ne tik motyvuoti, pasijusti svarbiam, tobulėti, bet kartu pastebėti, ar darbuotojas nėra ant perdegimo ribos.“

Kaip teigia I. Iacob, vadovai turi pažinoti savo žmones – suprasti, kokie darbai juos džiugina, o kokie yra nekenčiami. „Mes visi turime darbų, kurie malonūs ir juos atliekant laikas dingsta. Tačiau yra ir tokių, kuriuos darome, nes tiesiog privalome, bei tų, kurie kankina. Visa tai žinant gali sudėti dėlionę – kas vieną kankina, kitą džiugina, tereikia teisingai paskirstyti darbus“, – tvirtina ekspertė.

Pirmieji susitikimai gali būti nepatogūs

„Grand Partners“ ugdymo partnerė pastebi, jog neretai nutinka taip, kad susitikimai nutraukiami vos po kelių kartų: „Vadovai nėra mokomi organizuoti individualius susitikimus, todėl daugelis nežino nei ką kalbėti, nei ką daryti. Pirmieji kartai gali būti nejaukūs, nepatogūs, skausmingi, o tuomet vadovai išsigąsta ir juos nutraukia, neišlaukę pagerėjimo ir naudos.“

Jos teigimu, individualūs sutikimai gali būti ir išties nenaudingi, kuomet vyksta iš reikalo. Taip pat, jos teigimu, pasitaiko ir tokių vadovų, kurie išklauso savo darbuotojus, pažada pokyčius, tačiau nieko nedaro ir taip praranda pasitikėjimą – tuomet komandos nariai ateina „užsidėti varnelę“, nors netiki, kad kažkas gali keistis.

Ekspertė lygina, jog be santykio su darbuotojais įmonė gali „važiuoti“ į priekį, tačiau kaip automobilis nesuteptais ratais. „Anksčiau darbuotojai nekeldavo klausimų – reikia ir darai. Prieinamos informacijos kiekis buvo ribotas, tačiau šiandien mes visi esame visų galų meistrai, todėl svarbiausia, ką galime duoti vienas kitam, yra ryšys“, – apibendrina I. Iacob.

Parašykite komentarą